Выбираем CRM систему для работы

Есть задача выбрать CRM систему для работы вновь открываемого направления деятельности компании.

Требования к системе: возможность групповой работы, постановки задач и поручений, строгая иерархия работы. Одним из требований является возможность работы в CRM через веб-интерфейс.

Вот такую вводную дало мне руководство. 

Выбери CRM и пока не выберешь, домой не пойдешь!

Я провел сравнение нескольких систем CRM по следующим критериям:

1. Работа с поручениями и задачами

2. Механизм постановки и принятия задач в обработку

3. Наличие иерархии поручений

4. Механизм уведомления пользователей о постановке/выполнении задачи

5. Механизм работы сотрудников с поручениями

6. Завершение/удаление задач и поручений. Защита от не санкционированного закрытия задачи

7. Разграничение прав доступа. Ограничение доступа пользователей к документам при постановке задачи

8. Отчеты о выполнении задач. Наличие встроенных отчетов.

9. Работа с вложениями

10. Интеграция с MS Office

11. Интеграция с 1С

12. Возможность постановки и отчета по задаче посредством электронной почты

13. Ведение истории переписки по задаче

14. Работа через web-интерфейс или через клиентское ПО.

15. Поддержка Linux на серверной части ПО и на клиентах.

Рассмотрим CRM системы от известных компаний по каждому пункту.

Документооборот компании 1С

1. Система предназначена для работы канцелярий и архивов. Необходимость установки клиента для полноценной работы. Нет разделения потоков задач.
2. Ограниченный. Есть только прием задачи и доработка.
3. Нет встроенных механизмов создания иерархии поручений.
4. Присутствует, есть возможность конфигурации уведомлений. Но из них нет прямого доступа к объектам системы, если не используется встроенный почтовый клиент 1С. Ответ на уведомление или письмо с комментарием только в системе 1С. Крайне неудобно.
5. Нет профилей сотрудников.
6. Защита задач от удаления (только завершение).
7. Доступ к отдельным задачам ограничен назначающим и назначаемым.
8. Очень много отчетов. Отчеты универсальны и не всегда понятны пользователю.
9. Нет возможности сделать вложение к задаче.
10. Есть возможность импорта/экспорта документов в форматы MS Office. Нет рабочей интеграции на программном уровне.
11. Работа ведется в 1С. Интеграция на высшем возможном уровне.
12. Нет доступа к документам и оповещениям из электронной почты. Крайне неудобно. Нет встроенного почтового клиента.
13. Не поддерживает систему коллективной работы с задачами.
14. Возможность работы без установки клиентского ПО несколько ограничены (ссылки «внутрь» системы можно использовать только в системе). Для полноценной работы нужен клиент.
15. Сервер 1С в теории можно установить на Linux. Вроде бы есть клиент под Linux, но на мой взгляд пока сырой и отсутствуют некоторые важные функции.

Lotus Notes

1. Клиент устанавливается на каждую рабочую станцию с обновлением Lotus. Нет перечня задач и единого списка дел.

2. Отсутствует или я не понял как он работает.

3. Нет встроенных механизмов создания иерархии поручений.

4. Механизм уведомлений очень сложен в настройке, доработке под себя и дальнейшей практической работе.

5. Нет списков задач сотрудников.

6. Нет механизма контроля удаления задач.

7. Нет доступа к отдельным задачам.

8. Встроенной отчетности нет. Надо писать самим и дорабатывать.

9. Нет средств обеспечения коллективной работы.

10. Отсутствует. Только с продуктами Lotus.

11. Нет функции постановки задачи отправкой письма по e-mail.

12. Нет интеграции с 1С. Надо дописывать самим.

13. Нет возможности вести переписку по задачам.

14. Нужна установка и настройка клиентского ПО, web-интерфейс только для почтового сервера.

15. Работает только под Windows.

MS Exchange

1. Индивидуальная. Задачу можно только назначить , не принять невозможно. Нет фиксации истории выполнения задач и отчетов об их выполнении.

2. Отсутствует.

3. Нет встроенных механизмов создания иерархии поручений.

4. Есть только уведомление о назначении задачи и уведомление о ее выполнении.

5. Нельзя получить списки задач сотрудников без написания скриптов.

6. Нет встроенного механизма запрета удаления задач. Надо дописывать.

7. Нет доступа к отдельным задачам.

8. Нет отчетности без написания своих скриптов.

9. Вложения есть, но вложения в задачи недоступны для коллективной работы.

10. Нельзя привязать к задаче документ.

11. Письмо можно переслать как задачу.

12. Надо писать свои скрипты. В базе функционал отсутствует.

13. Нет возможности вести переписку по задачам.

14. Нужна установка и настройка клиентского ПО. Например MS Outlook.

15. Работает только под MS Windows.

MS Sharepoint

1. Начальная возможность совместной работы. Нет конкретных инструкций и готовых решений. В теории можно настроить, а недостающий функционал дописать.

2. Нет прозрачного механизма.

3. Нет готового механизма создания подчиненных задач и поручений.

4. Уведомления по задачам не информативны и трудны для понимания.

5. Нет отображения задач в профиле сотрудника.

6. Нет встроенного механизма запрета удаления задач.

7. Нет автоматического доступа к документу по задаче.

8. Нет статистической отчетности по поручениям.

9. Много лишних действий при работе с вложениями в задачах.

10. Частичная. Нельзя легко создавать задачи и поручения, связанные с документами.

11. Нет функции постановки задачи отправкой письма по e-mail.

12. Отсутствует. Надо дописывать самим.

13. Нет возможности вести переписку по задачам, сохранять историю переписки.

14. Работа через Web-Браузер (установка клиентского ПО не нужна). В качестве броузера выступает Explorer.

15. Серверная часть только под Windows. Клиентская с большими проблемами может работать под Linux.

EMC Documentum

1. Начальная возможность совместной работы. Нет конкретных инструкций и готовых решений. Надо дорабатывать, настраивать, пилить под себя.

2. Нет прозрачного механизма.

3. Нет готового механизма создания подчиненных задач и поручений. Надо дорабатывать.

4. Уведомления не информативны и вообще слабо понятны.

5. Отсутствие полное.

6. Отсутствует.

7. Нет такой возможноти.

8. Для построения отчетов требуется дополнительное ПО. Встроенной возможности нет.

9. Отсутствует.

10. Отсутствие интеграции с офисными программами в части работы из программ MS Office.

11. Нет функции постановки задачи отправкой письма по e-mail.

12. Интеграция с 1С еще не придумана для этой программы.

13. Нет возможности вести переписку по задачам, сохранять историю переписки.

14. Работа через Web-Браузер (установка клиентского ПО не нужна).

15. Надо дополнительно изучить данный вопрос. Есть шанс, что серверная часть встанет на Linux, а клиент не требуется.

Электронный офис от креативных бизнес технологий

1. Совместная. Описание рекомендуемого бизнес-процесса и практические инструкции прилагаются.

2. Функциональный (постановка, принятие переназначение, доработка).

3. Поддержка групповых задач, подчиненных поручений.

4. Переработанный механизм SharePoint. Уведомления просты, информативны, содержат прямые ссылки на действия и информацию по задачам.

5. Поручения интегрированы в профиль сотрудника.

6. Защита задач от случайных или преднамеренных удалений (можно завершить, но не удалить).

7. Автоматический доступ сотрудника к его задачам и документации по ней.

8. Готовые к использованию отчеты в PDF, Excel, Word. (четкий контроль).

9. Упрощенная. Отправление письма с вложением в задачи.

10. Полноценная: поручение можно поставить по документу или создать из программ Word и Excel.

11. Полная. Поручение можно отправить письмом на специальный e-mail Электронного офиса. Список поручений доступен для отображения и работы из MS Outlook.

12. Присутствует в форме обмена документами.

13. История переписки по задаче отображается на ее карточке в виде обсуждений.

14. Работа через Web-Браузер (установка клиентского ПО не нужна).

15. Серверная часть под Linux не работает. Клиентская часть броузерная, но рекомендуемый брозер Explorer.

Фаворитов в приведенном сравнении нет. Все более-менее интересные программы с Linux не работают на серверной части. Нас интересует запуск сервера на Linux, а клиентская часть кросс-платформенная. Один знакомый админ после прочтения моего сравнения посоветовал мне CRM Motive (http://motiw.ru), как наиболее отвечающую нашим требованиям. Буду читать про нее и отпишусь в следующем посте.